Управління цифровим контентом

Управління цифровим контентом

Система потокового введення документів являє собою програмний комплекс, який призначений для промислового конвертування в електронний вигляд паперових документів з неструктурованим змістом.

Крім того, за допомогою системи потокового введення документів можуть оброблятися вже накопичені у Замовника масиви відсканованих образів документів, якщо необхідно забезпечити їх метаданими і забезпечити завантаження в ту чи іншу інформаційну систему, призначену для їх систематизації, зберігання, пошуку і використання.

Основним завданням Системи є формування високоякісного електронного інформаційного ресурсу документів (ЕІР).

СПВД може застосуються для конвертування в електронний вигляд документів різних типів:

  • управлінські документи (накази, розпорядження, протоколи, службові записки тощо),
  • фінансові документи (договори, акти і т.п.),
  • кадрові документи,
  • конструкторські та проектні документи
  • інші документи

Бізнес-завдання, що вирішуються

В умовах сучасного розвитку інформаційних технологій стає очевидним, що робота з масивами документів, представленими тільки в паперовому вигляді, не є ефективною. Основні складнощі в роботі з документами на паперових носіях полягають в наступному:

  • великі часові витрати на пошук необхідних документів;
  • втрати документів;
  • порушення цілісності та псування документів;
  • необхідність створення великої кількості паперових копій, щоб з одним документом одночасно могли працювати кілька співробітників, та ін.

Тому багато організацій вже впровадили або перебувають у процесі впровадження систем електронного документообігу, електронного сховища чи архіву. Впровадження таких систем, передбачає подальше наповнення електронними документами. Тут і виникає завдання конвертування документів на паперових носіях в електронний вигляд. Перевіреним рішенням подібних завдань є система потокового введення документів Xerox.

Бізнес-ефект

Впровадивши і почавши використання рішення «Система потокового введення документів», замовники отримують наступні переваги:

  • мінімізація витрат часу на здійснення процесу конвертування в електронний вигляд документів;
  • підготовка високоякісного електронного інформаційного ресурсу документів для наповнення інформаційної системи, призначеної для зберігання і пошуку документів;
  • підвищення повноти і достовірності наданої інформації;
  • скорочення часу доступу до необхідної інформації;
  • мінімізація ризиків несанкціонованого доступу до інформації.

Як це працює

Технологічний процес конвертації документів в електронний вигляд і формування електронного інформаційного ресурсу включає в себе кілька етапів:

  1. Сканування документів. На даному етапі за допомогою скануючого обладнання та програмного забезпечення сканування формуються електронні образи документів.
  2. Розпізнавання електронних образів. Отримані на етапі сканування електронні образи далі надходять на етап розпізнавання. Програмне забезпечення ABBYY RS в автоматичному режимі проводить повнотекстове розпізнавання даних образів.
  3. Атрибутування документів (елементів НСА, справ та ін.). Атрибутування являє собою визначення значень встановленого набору ознак, що характеризують документ, і занесення їх у систему. Привласнені значення атрибутів дозволяють надалі здійснювати атрибутивний пошук за документами, а також можуть бути використані для автоматичної систематизації документів в електронному сховищі або архіві.
  4. Контроль якості. Даний етап є опціональним і полягає у візуальній перевірці коректності заповнення атрибутів на попередньому етапі і якості електронних образів.
  5. Експорт даних з системи потокового введення документів. Оброблені документи по завершенню атрибутування та перевірки якості підлягають експорту з неї. Результатом експорту є структура каталогів, в яких розміщуються файли з розпізнаними електронними образами документів і файли зі значеннями атрибутів.
  6. Завантаження ЕІР в інформаційну систему. Вихідні дані підлягають завантаженню в інформаційну систему, в якій буде здійснюватися збереження і пошук електронних документів.